word使用的九个技巧

　　word使用技巧放送

　　1.让word认识wps2000/wps office文件

　　目前pc机上为流行的字处理软件除了word外，还有我国金山公司的wps2000和wps office，笔者发现在wps2000/office中不需要安装任何转换器，就可以直接读取由word97/2000/xp产生的文档。但是，在 word97/2000/xp中却无法读取wps office文档!其实，以前我们曾记得在office2000安装光盘上有一个wps2word.exe的程序，利用它就可以使word读取 wps2000文件。但是经笔者试验，发现安装此转换器无法使word读取wps office文件。在金山公司的网站上发现他们已经推出了wps office的转换器，该程序会自动地判断出你有没有安装过转换器，并会自动为你安装。以后打开word后，在“打开”对话框中的“文件类型”框中选择“wps文件(*.wps)”列表项，选择需要编辑的wps文件，点击“打开”r4后即可直接打开wps office文件了，当然也能够读取wps97/2000文件了。

　　2.在word中批量转换文档

　　手头上有许多word生成的doc文件，想都转化成txt文件去投稿，而苦于往返于“打开/另存为”之间。其实，在word中是能够批量转换文档的。只要我们试着单击“文件”→“建立新文件”命令，打开“新建”文件对话框(注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“ctrl+n”快捷键，这样word 会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开“新建”文件对话框)，点击“其它文档”标签，并双击其中的“转换向导”项目(但如果你的机器中没有安装此模板，系统会自动启动office2000或xp的安装程序，并会提示你插入office2000光盘)，再顺着向导一步一步操作。利用该向导既可以将r4 word2000/xp中所有支持的文件格式批量转换成word2000/xp格式，也可以将word2000/xp格式批量转换至word2000 /xp中所有支持的文件格式，包括rtf文件、web页文件、wps文件、lotus 1-2-3、microsoft工作表、outlook工作薄等，相信这个强大的功能会给你带来很大的方便。

　　3.还原图片文件

　　利用word可以非常方便地制作出图文并茂的作品，但是有时往往出于特殊需要(如出版、发行等)，要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用 word2000打开该文件，然后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴， 后再存盘。这对于仅含有一个两上图片的文件尚可，如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实，只要我们单击“文件”→“另存为web页”命令，word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的web页为文件名加上“.files”的文件夹下(与在ie中保存的网页一样)，非常方便。

　　4.给word文件减肥

　　现在pc机上是microsoft windows的天下，软件也越做越大，连一些文字资料的文件也不例外。如我们在word中打一点儿字，动不动就几十k字节，文件一多，给我们交流、使用都带来了不便(尤其是上网发附件)。其实，只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话，可以打开word，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“保存”选项，以后word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外，如果我们使用了word的嵌入字体技术，则在选中“嵌入truetype字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则word会把所用到的truetype字体一同“打包”，使得文件增大。

　　5.实现word个性模板

　　用word建立的文件默认页面是a4大小，即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要，我们不希望用a4大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置，同时，word中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧妙利用word的模板文件功能可以设置word的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。

　　①进入wordxp的模板文件夹，在windows 9x和windows me下为c:\windows\application data\microsoft\templates文件夹下，而在windows 2000和windows nt上为c:\documents and settings\用户名\application data\microsoft\templates文件夹下(此文件夹为隐藏文件夹，你必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见windows手册)，你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件，此文件就是word的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用wordxp打开它。

　　②单击“文件”→“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，如图5所示。笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为24厘米。

　　③单击“格式”→“段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“行缩进”，并设置度量值为0.7厘米(相当于两个汉字字符)，即设置每段自动缩进两格(中国人用中文的特色)。

　　④单击“文件”→“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时normal.dot原模板已经启动，所以无法直接保存为normal.dot文件。在此，笔者将它保存为normal1.dot文件。

　　⑤再次进入c:\windows\application data\microsoft\templates文件夹下，这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。选中 normal.dot文件(老模板文件)，按下f2键，选择“重命名”，将它重新命名为oldnormal.dot文件，按照此法再将新的模板文件 normal1.dot重命名为normal.dot文件。

　　⑥上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“ctrl+n”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。

　　6.一次保存多个文件

　　在wps2000/office中有一个“保存所有文件”命令，这个命令非常有用，只要执行该命令，即相当于将所有的文件进行存盘操作，免去了一个文件窗口一个文件窗口切换、存盘之苦。其实，我们也可以在word中一次保存多个文件：只要在要保存文件时按下shift键就可以发现，原来的“保存”命令已经变成了“全部保存”命令了，此时单击这个命令相当于wps2000中的“保存所有文件”命令，即一次性将所有打开的文件进行存盘。

　　7.合并word文件

　　我们在使用word制作文档时，经常要与别人合作，一般情况下，我们都是把别人的文件拷贝过来打印，这虽然方便，但是不利于文件的管理。试着单击“插入” 菜单下的“文件”命令，在弹出的窗口中选择“word文件”，再找到同事的文件，点击“插入”钮。怎么样?同事的文件是不是已经历历在目了，而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化!

　　8.更改文件默认存盘格式

　　在word默认情况下，我们都将文件存为word的doc格式，但是有时候我们出于特殊的需要，如投稿时需要txt格式、多媒体软件中需要rtf格式等。把word文档存为其余的格式固然很方便，只要单击“文件”→“另存为”命令，然后在保存对话框中选择欲保存的类型再点击“保存”钮就行了。但是，每次这样做未免有些麻烦。其实，只要我们单击“工具”→“选项”，打开设置窗口，点击“保存”标签，在“将word文件保存为”下拉框中的“word文件(*.doc)”改为自己想要的格式，以后每次存盘时，word就会自动将文件存为你所预先设定的格式了。

　　9.修复文件

　　遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗?那时候的你一定比失恋更痛苦!其实，在word中设计了一个修复程序，只不过它比较隐蔽，你没有注意罢了，巧妙地使用它说不定还能够把你的工作成果给恢复过来呢。请点击“文件”→“打开”，在打开文件对话框中的文件类型下拉框中选择“从任意文件中恢复文本”项(请将鼠标向下拖动，否则无法看到这个项目)，再点击原先打不开的文件，耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在word窗口中，这时候就麻烦你按一下存盘图标吧!