协同办公系统的首先必须要具备较强的应用深度，我们在打开很多的厂家的协同办公系统功能菜单，可能就会轻易的发现，几乎所有的协同办公管理软件都是一样的，“门户、流程、知识”应有竟有，再打开二级菜单：“部门门户”、“子流程”、“知识地图”，这些也是基本的，也是大家都应具备的。
但是协同办公系统在应用过了一段时间之后，客户慢慢就会发现，在每一个页面，同一张表单反馈的信息点还是不能彻底满足自己的管理需求，因此也会和开发人员提出很多的改进意见，应用到最后甚至发生替换OA厂商的情况。究其原因，主要是因为OA协同管理软件的应用深度上出现了问题。
协同办公系统的第二个条件就是要有较强的灵活性和扩展性能。OA软件和其他软件之间的集成性依然能成为考察各OA厂商的实力表现。但是现在市面上还没有一家OA厂商能够完全打通企业的数据流和业务流，实现无缝的连接应用集成。解决客户实际需求的某个业务流程和管理问题，并达成集成应用是关键。此外，由于中小企业的组织架构复杂性、管理模式不固定的特点，IT应用的灵活性也成为考察关键，那么要如何的搭建灵活多变的IT模块应用，如何根据组织架构变化实现组织内岗位、事务、绩效等变化至关重要，也是目前很多oa厂商开发人员维护人员的重要课题。
协同办公软件的第三个条件是具备垄断的核心技术优势。历史总是不断向前发展的，目前虽然厂商研发都是以客户需求为导向，但当客户提出比较高端的深度应用后，厂商是否能利用核心技术和自主产权能实现，成为厂商间比拼核心实力的关键。市场上仍有很多客户深度需求，OA厂商仍无能力实现，这一块市场需要具备高端核心技术的OA厂商来占领。
协同办公软件的第四个条件是具备技术的前瞻性，所推出的技术和应用必须代表OA行业的发展方向和趋势。未来OA软件应该如何发展？是移动OA应用，还是云OA协同管理？协同OA研究院预测，未来OA软件将出现7大核心(以岗位工作中心为导向的企业门户、流程引擎、内容管理、目标任务管理、移动应用、融合集成、报表引擎)，并形成一个社交化的协同管理软件。
最后，也是重要的一点，协同办公软件的第五个条件是必须要实现高端软件的价值。软件也只是一种工具和载体，要通过软件对企业进行管理，利用OA解决企业的运营管控难题。这也是所有OA厂商需要长期思考的一项重要课题。
